Política de tratamiento de la información

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

KOMERCO TRADING COMPANY SAS

 

  1. MARCO LEGAL

 

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley, KOMERCO TRADING COMPANY SAS obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

 

KOMERCO TRADING COMPANY SAS está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

 

  1. OBLIGATORIEDAD

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los socios y colaboradores de KOMERCO TRADING COMPANY SAS, los contratistas y terceros que obran en nombre de la empresa.

 

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a KOMERCO TRADING COMPANY SAS por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

 

III. DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar acabo el tratamiento.
  2. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por KOMERCO TRADING COMPANY SAS para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
  4. Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
  5. Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
  6. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
  7. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
  8. Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  9. Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
  10. Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
  11. Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.
  12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
  13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  14. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

 

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

 

Principios relacionados con la recolección de datos personales.

 

  1. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular.

 

Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a KOMERCO TRADING COMPANY SAS no se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de datos personales.

 

  1. Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

 

  1. Adecuados.
  2. Pertinentes.
  3. Acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

 

Principios relacionados con el uso de datos personales:

 

  1. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

  1. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.
  2. Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de

discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

  1. Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

 

Principios relacionados con la calidad de la información.

 

  1. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando KOMERCO TRADING COMPANY SAS lo determine, sean actualizados, rectificados cuando sea procedente.

Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales:

 

  1. Principio de seguridad: Cada persona vinculada con KOMERCO TRADING COMPANY SAS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la

existencia de datos que le conciernan.

 

  1. Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

 

  1. Al titular del dato
  2. A las personas autorizadas por el titular del dato
  3. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para

conocer la información del titular del dato.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

  1. Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
  2. Al titular del dato
  3. A las personas autorizadas por el titular del dato
  4. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o

por orden judicial.

 

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

 

  1. La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el

vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones

constitucionales o legales.

  1. Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley

1581 de 2012 como Responsable del Tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad

 

  1. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO KOMERCO TRADING COMPANY SAS podrá tratar de manera lícita los datos personales de clientes, proveedores y colaboradores para los siguientes fines:

 

Tratamiento general de información de los clientes y proveedores:

 

  1. Fines comerciales
  2. Facturación
  3. Cumplir con obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros tales como fabricantes.
  4. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a terceros con los cuales KOMERCO TRADING COMPANY SAS posea un vínculo contractual de

cualquier índole.

  1. Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera.
  2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, efectuar encuestas de satisfacción) respecto a la prestación de servicios propios de la actividad comercial de la empresa.

 

Tratamiento general de información de los colaboradores y candidatos a ocupar vacantes:

En general para fines relacionados con el área de gestión humana de la empresa, tales como vinculación, consulta y validación de datos personales, solicitud de referencias personales, laborales o profesionales.

  1. Selección de personal.
  2. Realizar gestiones propias de la relación laboral tales como EPS, ARL, Fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar e impuestos.
  3. Realizar procesos contables tales como el pago de nómina y transferencias bancarias.
  4. Cumplir las obligaciones legales derivadas del contrato laboral.
  5. Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes.

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
  2. Obtener copia de la autorización.
  3. Informar sobre el uso que KOMERCO TRADING COMPANY SAS ha

dado a los datos personales del titular.

  1. Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
  2. Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de KOMERCO TRADING COMPANY SAS se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales: La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición KOMERCO TRADING COMPANY SAS.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

VII. DEBERES DE KOMERCO TRADING COMPANY SAS CUANDO

OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que KOMERCO TRADING COMPANY SAS está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley.

Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  3. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  4. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

 

Deberes de KOMERCO TRADING COMPANY SAS respecto de la

calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:

  1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los

términos establecidos en esta política.

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Actualizar la información cuando sea necesario.
  3. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

 

Deberes de KOMERCO TRADING COMPANY SAS cuando realiza el

tratamiento a través de un encargado:

  1. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo

tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

  1. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  2. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  3. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  4. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  5. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

Deberes de KOMERCO TRADING COMPANY SAS respecto de la

Superintendencia de Industria y Comercio:

 

  1. Informarles las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Reclamos:

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a KOMERCO TRADING COMPANY SAS y que contenga la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
  2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el

estado del trámite.

  1. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

KOMERCO TRADING COMPANY SAS requiere del consentimiento libre,

previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial.

  1. b) Datos de naturaleza pública.
  2. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
  3. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  4. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

Manifestación de la autorización

 

La autorización a KOMERCO TRADING COMPANY SAS para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la empresa.
  2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Medios para otorgar la autorización

KOMERCO TRADING COMPANY SAS obtendrá la autorización mediante

diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, sitio web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por KOMERCO TRADING COMPANY SAS

de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

KOMERCO TRADING COMPANY SAS conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo

cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la empresa podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a KOMERCO TRADING COMPANY SAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. LA EMPRESA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA EMPRESA deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con cierto tipo de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA EMPRESA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

  1. PERSONA O ÁREA DE KOMERCO TRADING COMPANY SAS RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Gerencia Administrativa asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. El área puede ser contactada a través del correo electrónico: info@komercotc.com, o enviando una carta a la dirección:

CRA 37 No. 37-38 Piso 2 Barrio El Prado Bucaramanga - Colombia

 Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base

de datos:

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 1 de enero de 2017.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

 

Datos del Responsable del tratamiento:

Nombre o razón social: KOMERCO TRADING COMPANY SAS

Domicilio o dirección: CRA 37 No. 37-38 Piso 2 Barrio El Prado

Correo electrónico: info@komercotc.com

Teléfono: 037-6809281

Página web: www.komercotc.com